慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統支持一體化管理

引言：慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統通過(guò)信息化手段固化企業(yè)重要會(huì )議的會(huì )議計劃、議題提報與準備、會(huì )議通知、會(huì )中匯報、會(huì )議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過(guò)與公文管理、會(huì )議室資源管理、督辦管理等功能的集成，實(shí)現會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會(huì )議組織和決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執行力。

會(huì )議作為企業(yè)集體決策及重要事項部署的關(guān)鍵行為，是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)之一，在任何一個(gè)企業(yè)都非常重要。然而，在一些企業(yè)中，會(huì )議頻繁組織難度大、與會(huì )人員不知所云、會(huì )議決策效率低、會(huì )議決策的后續執行情況無(wú)從追蹤等情況屢見(jiàn)不鮮。為了幫助集團企業(yè)提高會(huì )議管理水平，實(shí)現會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，北京慧點(diǎn)科技有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)慧點(diǎn)科技）推出了高效、實(shí)用的會(huì )議管理系統。

傳統會(huì )議管理不能承受之重

談到企業(yè)的會(huì )議管理，慧點(diǎn)科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監呂兆海指出：每個(gè)企業(yè)都要召開(kāi)董事會(huì )、高管辦公會(huì )、戰略分析會(huì )、黨委會(huì )、專(zhuān)題會(huì )、項目會(huì )等各種會(huì )議，并在會(huì )中討論一些問(wèn)題、做出一些決策、安排一些工作，這項看似不起眼的管理業(yè)務(wù)卻與企業(yè)的運營(yíng)管理息息相關(guān)。但對于會(huì )議管理業(yè)務(wù)水平的提升，卻往往容易被企業(yè)忽視。在實(shí)際管理過(guò)程中，企業(yè)常面臨以下挑戰：如會(huì )議議題材料依靠手工收集整理，跨部門(mén)協(xié)調困難，耗時(shí)費力；會(huì )議組織者通過(guò)郵件、紙質(zhì)文件的方式來(lái)收集、發(fā)送、確認議題材料，過(guò)程繁瑣，耗費成本，且成效不高；通過(guò)郵件、短信等發(fā)送會(huì )議相關(guān)材料和信息，資源零散分布，難以體系化查閱與統籌；會(huì )前資料共享難，會(huì )議決策者難以實(shí)時(shí)地了解議題更新、補充材料，影響決策效率；會(huì )議決策事項執行進(jìn)展難以快速、體系化跟蹤等。

在IT應用深入企業(yè)管理方方面面的今天，采用信息系統來(lái)升級企業(yè)的會(huì )議管理非常必要。尤其是會(huì )議數量眾多、召開(kāi)頻率高的集團企業(yè)，對專(zhuān)業(yè)化管理工具提出了更加迫切的需求。作為專(zhuān)注于中國企業(yè)管理信息化應用與服務(wù)的軟件廠(chǎng)商，慧點(diǎn)科技基于眾多集團企業(yè)會(huì )議管理的最佳實(shí)踐和信息化經(jīng)驗，形成了專(zhuān)業(yè)的會(huì )議管理系統，旨在讓企業(yè)的會(huì )議管理更加體系化、高效、便捷。

呂兆海補充道，我們在與一些企業(yè)溝通業(yè)務(wù)時(shí)發(fā)現，有的企業(yè)已經(jīng)通過(guò)已有的系統模塊解決了會(huì )議室資源管理、部分會(huì )議組織等問(wèn)題，但并未真正從會(huì )議的全生命周期管理的角度出發(fā)去形成包括會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后的完整管理閉環(huán)，這對于提升企業(yè)會(huì )議管理效能來(lái)說(shuō)遠遠不夠。此外，由于會(huì )議的重要性和涉密性，企業(yè)還應重點(diǎn)關(guān)注會(huì )議信息、會(huì )議材料的保密性，設置查閱權限，進(jìn)行明晰的權責劃分。利用信息系統來(lái)固化權限，實(shí)現操作留痕，可以讓會(huì )議的保密性進(jìn)一步得到保障。他介紹，慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統在設計之初就充分考慮了以上管理、應用需求，從而使得產(chǎn)品能夠靈活適應各種應用場(chǎng)景。

六大功能升級會(huì )議管理

呂兆海介紹，慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統主要包括會(huì )議計劃管理、會(huì )議組織管理、會(huì )議決策管理、決策支撐、移動(dòng)會(huì )議和系統集成六大功能。

慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統架構圖
 

會(huì )議計劃管理：系統中的會(huì )議計劃管理模塊能夠有效支持企業(yè)重要會(huì )議的會(huì )議計劃制定、智能化提醒、關(guān)聯(lián)功能啟動(dòng)和會(huì )議配置，而且能夠根據會(huì )議計劃自動(dòng)生成會(huì )議看板，從而全面提升會(huì )議管理水平，簡(jiǎn)化會(huì )議管理流程，保障會(huì )議有序開(kāi)展。

會(huì )議組織管理：系統中的會(huì )議組織管理模塊能夠支持企業(yè)重要會(huì )議的議題指定、議題收集、議題提報、議題審批、議題材料準備、議題清單、發(fā)起會(huì )議，以及議題在權限范圍內進(jìn)行共享。通過(guò)與OA公文管理、會(huì )議管理等模塊的集成，該模塊支持流轉公文自動(dòng)關(guān)聯(lián)議題、會(huì )議發(fā)起與議題的自動(dòng)關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會(huì )議紀要管理、會(huì )議室預訂、參會(huì )人員提醒等，全面提升管控效率，提升會(huì )議決策效率和效果，降低會(huì )議成本。

會(huì )議決策管理：系統中的會(huì )議決策管理模塊支持對議題查閱、議題備注、議題匯報和議題決策等便捷管理，從而實(shí)現“未會(huì )先議”，提升會(huì )議決策效率和效果。通過(guò)議題匯報等功能實(shí)現對議題匯報人員的有效提醒和議題的過(guò)程管理，有效推進(jìn)會(huì )議進(jìn)程，控制匯報質(zhì)量。

決策支撐：系統中的決策支撐模塊包含工作日程、綜合分析與查詢(xún)等功能，輔助領(lǐng)導合理統籌會(huì )議日程，利用數據分析支撐決策。

移動(dòng)會(huì )議：系統支持移動(dòng)化的會(huì )議管理，進(jìn)一步提升會(huì )議效率。

系統集成：系統可以與OA、督辦管理、公文管理等相關(guān)系統、設備進(jìn)行無(wú)縫集成，進(jìn)而打造一體化的信息交流環(huán)境，促進(jìn)業(yè)務(wù)間的協(xié)同。

實(shí)現一體化的會(huì )議管理

呂兆海認為，慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統通過(guò)信息化手段固化了企業(yè)重要會(huì )議（如董事會(huì )、總裁辦公會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )、黨委會(huì )、專(zhuān)題會(huì )等）的會(huì )議計劃、議題提報與準備、會(huì )議通知、會(huì )中匯報、會(huì )議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過(guò)與公文管理、會(huì )議室資源管理、督辦管理等功能集成，實(shí)現會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，從而提升會(huì )議組織及決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執行力。主要表現在以下幾個(gè)方面：

第一，提升會(huì )議組織和會(huì )議管理效率。會(huì )議相關(guān)的所有信息都會(huì )通過(guò)系統有效傳遞，并且通過(guò)提醒功能知會(huì )與會(huì )者，避免任何遺漏。

第二，整合辦公資源，節省管理成本。系統支持無(wú)紙化辦公，避免了大量打印會(huì )議資料、會(huì )議通知等造成的資源浪費。

第三，保障會(huì )議規范，加速信息傳遞。在會(huì )議開(kāi)始前，與會(huì )者將通過(guò)系統獲取會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)和議題等全面、準確的信息，避免了采用傳統會(huì )議管理方式經(jīng)常出現的記錯時(shí)間、走錯會(huì )議室、沒(méi)有做準備就出席會(huì )議等情況的發(fā)生，讓每個(gè)會(huì )議都高效、有用。

第四，加強綜合管控，深化體系統籌，實(shí)現會(huì )前、會(huì )中和會(huì )后的全業(yè)務(wù)鏈管理。特別是與決議督辦系統整合后，相關(guān)人員可以督辦、跟蹤會(huì )議決議的執行情況，進(jìn)一步提高會(huì )議的價(jià)值。

第五，智能提醒和查詢(xún)統計功能有效促進(jìn)管理提升。

正是因為以上種種優(yōu)勢，很多集團企業(yè)都希望通過(guò)慧點(diǎn)科技會(huì )議管理系統來(lái)升級會(huì )議管理水平。目前，包括中國航信、山東黃金集團、宏源證券、華潤雙鶴、山東能源集團、山東航空、西部礦業(yè)、神朔鐵路在內的眾多集團企業(yè)都通過(guò)應用慧點(diǎn)科技的產(chǎn)品實(shí)現了會(huì )議管理水平的提升。

慧點(diǎn)科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監呂兆海